Filing sistem Wilayah adalah salah satu penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat.
Filing sistem wilayah lebih baik dipergunakan pada organisasi yang mempunyai kantor cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu. seperti PT Pos Indonesia, travel biro, perusahaan jasa angkutan , atau perusahaan ekspor impor yang mempunyai wilayah tersendiri, baik terbatas pada tingkat propinsi, negara bahkan dunia. Filing sistem wilayah disebut juga ilmu bumi atau filing system geografis.
Daftar Klasifikasi Wilayah
Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.
Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a) Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.
Asia (wilayah utama)
Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei (sub-sub wilayah)
Indonesia
Malaysia
b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara.
Jawa Barat (provinsi)
Bandung (kota/kab.)
Depok Jaya (kecamatan)
Pancoran Mas
Sukma Jaya
c) Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
Wilayah 2
Jabodetabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tangerang
Jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal
1. Filing Cabinet
Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah dapat disesuaikan dengan daftar klasifikasi wilayah.
2. Guide
Jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.
3. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuaikan dengan jumlah sub-sub wilayah yang ada pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti dibutuhkan sebanyak 250 hanging folder.
4. Cardex
Satu laci kardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama sesuai dengan jumlah huruf latin, yaitu A-Z. Berarti diperlukan 26 laci. Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka dibutuhkan 4 cardex.
5. kartu Indeks
Setiap arsip/surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi jumlah kartu indeks sebanyak jumlah arsip yang disimpan.
6. Rak Sortir
Disesuaikan dengan kebutuhan.
Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut ini.
a) Memeriksa berkas/surat
b) Mengindeks
c) Mengkode
d) menyortir
e) Menempatkan
Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.
Demikianlah cara penyimpanan arsip sistem wilayah, pada prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem wilayah ini, sengaja dibuat secara ringkas karena pembahasannya sudah berulang kali diulas pada sistem-sistem penyimpanan arsip sebelumnya.
Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.
Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
 |
| ilustrasi |
a) Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.
Asia (wilayah utama)
Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei (sub-sub wilayah)
Indonesia
Malaysia
b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara.
Jawa Barat (provinsi)
Bandung (kota/kab.)
Depok Jaya (kecamatan)
Pancoran Mas
Sukma Jaya
c) Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
Wilayah 2
Jabodetabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tangerang
Jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal
1. Filing Cabinet
Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah dapat disesuaikan dengan daftar klasifikasi wilayah.
2. Guide
Jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.
3. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuaikan dengan jumlah sub-sub wilayah yang ada pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti dibutuhkan sebanyak 250 hanging folder.
4. Cardex
Satu laci kardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama sesuai dengan jumlah huruf latin, yaitu A-Z. Berarti diperlukan 26 laci. Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka dibutuhkan 4 cardex.
5. kartu Indeks
Setiap arsip/surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi jumlah kartu indeks sebanyak jumlah arsip yang disimpan.
6. Rak Sortir
Disesuaikan dengan kebutuhan.
Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut ini.
a) Memeriksa berkas/surat
b) Mengindeks
c) Mengkode
d) menyortir
e) Menempatkan
Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.
Demikianlah cara penyimpanan arsip sistem wilayah, pada prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem wilayah ini, sengaja dibuat secara ringkas karena pembahasannya sudah berulang kali diulas pada sistem-sistem penyimpanan arsip sebelumnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar