Filling Sistem Nomor

1. Pengertian

Nomor adalah serangkaian angka tertentu yang dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda atau hal, misalnya nomor urut faktur, nomor urut surat keluar atau masuk, nomor urut absensi, nomor pendaftaran, nomor rumah dan sebagainya.

Angka (numeral) adalah tanda, simbol, lambang tertulis untuk menyatakan suatu bilangan tertentu. Filing sistem nomor adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan urutan angka – angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.

1. Macam-macam Filing Sistem Nomor

Filing Sistem Nomor dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Sistem Numeric Agenda
2. Sistem Nomor Persepuluh

1. Filing Sistem Numeric (Filing Sistem Deretan) Agenda adalah tata cara penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor agenda surat masuk/keluar sebagai pedoman dalam penyusunannya. Semua surat yang akan disimpan harus dicatat terlebih dahalu dalam buku arsip. Buku arsip adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua arsip-arsip yang akan disimpan. Buku arsip berfungsi sebagai pedoman dalam penyimpanan atau penataan dengan mempergunakan sistem numeric agenda. Bagian-bagian dalam buku arsip. Bagian-bagian dalam buku arsip terdiri dari kolom-kolom sebagai berikut:
   1. Nomor Urut
   2. Tanggal Surat
   3. Tanggal Penerimaan Surat
   4. Nomor Surat
   5. Asal/Tujuan surat
   6. Isi Surat
   7. Keterangan

2. Filing sistem Nomor terdiri dari :
   1. Filing menurut Nomor urut

(Serial Numeric Filing)

1. Filing menurut dua nomor terakhir

(Terminal Digit)

1. Filing menurut tiga nomor terakhir

1. Filing menurut Nomor Urut/agenda (Serial Numeric Filing).

Dalam sistem ini arsip-arsip yang akan disimpan diberi urutan nomor 1, 2, 3 dan selanjutnya sampai nomor-nomor yang lebih besar. Urutan nomor diambil dari buku arsip.

Prosedur penyimpanan arsip menurut nomor urut adalah sebagai berikut:

1. Mengadakan pemeriksaan untuk mengetahui apakah arsip sudah boleh disimpan atau tidak.
2. Membukukan/mencatat arsip yang akan disimpan ke dalam buku arsip
3. Memberi kode pada arsip
4. Memberi kode folder. Folder diberi kode angka yang diambil berdasarkan urutan nomor pada buku arsip.
5. Menyimpan Arsip.

1. Filing Menurut Dua Nomor Terakhir (Terminal Digit)

Terminal Digit Filing berarti arsip-arsip yang dibuat dan diterima oleh suatu instansi yang memiliki dua nomor terakhir yang sama disimpan pada tempat yang sama. Untuk menemukan kode laci, guide, dan folder urutan nomor arsip harus diindeks terlebih dahulu. Yang dimaksud mengindeks dalam terminal digit adalah menguraikan kode arsip menjadi tiga unit, setiap unit terdiri dari dua angka, mulai dari angka paling kanan (belakang).

Prosedur Penyimpanan Arsip Menurut Terminal Digit

1. Meneliti Arsip
2. Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam buku arsip
3. Memberi kode arsip. Kode diambil dari urutan nomor pada buku arsip
4. Mengindeks kode arsip. Dalam terminal digit mengindeks berarti menguraikan kode arsip menjadi tiga unit untuk mengetahui : nomor laci, nomor guide dan nomor folder.

Contoh cara mengindeks kode arsip:

Nomor kode arsip	Unit 3	Unit 2	Unit 1
7	00	00	07
10	00	00	10
117	00	01	17
2999	00	29	99
213999	21	39	99

5. Menyimpan arsip

Contoh penyimpanan arsip:

Nomor Kode Arsip	Disimpan dalam
	Folder Nomor	Dibelakang Guide Nomor	Laci Nomor
7	00	07	00-09
10	00	10	10-19
117	01	17	10-19
2999	29	99	90-99
41310	13	10	10-19

1. Filing Menurut Tiga Nomor Terakhir

Filing Menurut Tiga Nomor Terakhir biasanya penggolongan angka menjadi 3 bagian, yaitu bagian pertama, tiga angka kedua dan tiga angka ketiga dibaca kanan kearah kiri.

Prosedur penyimpanan dalam filing menurut tiga nomor terakhir adalah sebagai berikut:

1. Meneliti arsip
2. Membukukan
3. Mengindeks

Contoh mengindeks

Kode Arsip	Tiga Angka Ketiga	Tiga angka Kedua	Tiga Angka Pertama
1	000	000	001
35	000	000	035
99	000	000	099
200	000	000	200
1000	000	001	000
11246	000	011	246

4.  Di dalam sistem nomor ada 4 macam
   1.    Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
        Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang    bersangkutan.
   Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
   a.    Perlengkapan yang diperlukan :
   -       Filling cabinet
   -       Guide
   -       Folder
   b.   Daftar klasifikasi nomor
   c.    Kartu kendali
   Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
   Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
   -       Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
   -    Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
   -    Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
   Guna daftar klasifikasi adalah
   -       Sebagai pedoman pemberian kode surat
   -       Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
   Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
   -       Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
   -       Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
   -       Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
   Cara penyimpanan surat
   -       Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
   -       Memberi kode surat
   -       Mencatat surat kedalam kartu kendali
   -       Mencatat surat pada kartu indeks
   -       Menyimpan surat
   -       Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
   -       Menyimpan kartu kendali
   2.    Sistem nomor menurut Terminal Digit
        Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
        Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
   -       Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
   -       Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
   -       Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
   a.    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
   b.    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
   c.    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
   -       Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
   3.    Sistem Nomor Middle Digit
        Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
   4.    Sistem nomor Soundex (phonetic system)
        Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
        Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.